¿Cómo gestionar el absentismo laboral
A primera vista, el absentismo laboral y la impuntualidad pueden no parecer un gran problema. Después de todo, las emergencias ocurren.
Los turnos se reorganizan, y puede ser agradable ver a tu equipo unirse y cubrir a un compañero de trabajo que está enfermo. Pero, ¿qué pasaría si en lugar de ocurrir esto de vez en cuando sucediese al menos una vez al mes, o incluso una vez a la semana? ¿Y si el absentismo laboral da paso a un un patrón de comportamiento? Puede convertirse en un problema importante, y por ello, los departamentos de recursos humanos deben tener la capacidad de gestionarlo correctamente.
¿Qué es el absentismo laboral?
El absentismo laboral es una falta de asistencia frecuente al trabajo sin una causa válida. En él no se incluyen las faltas de asistencia ocasionales, ni los casos que no se pueden controlar, como enfermedades o problemas con el coche.
Según CareerBuilder, el absentismo de los empleados está experimentando una tendencia ascendente. Esto se refleja en los datos que muestran que el 40% de los trabajadores en 2020 admitieron que habían llamado para decir que estaban enfermos en los últimos 12 meses cuando no lo estaban, frente al 35% en 2019.
Las excusas son muy diversas, desde estar con dolor de estómago hasta haber perdido las llaves del coche. Como puedes suponer, la pérdida de productividad relacionada es elevada. Solamente el año pasado, el absentismo laboral costó a las empresas norteamericanas 225.800 millones de dólares, unos 1.685 dólares por trabajador.
Cómo gestionar el absentismo en el trabajo
El absentismo en el trabajo puede ser difícil de abordar una vez que se ha convertido en un hábito o en un comportamiento aceptado por tu equipo. Al fin y al cabo, no se puede obligar a los trabajadores a llegar al trabajo a tiempo. Pero en lugar de ver cómo se acumulan los costes de las ausencias inesperadas, se puede probar lo que comentamos a continuación para reducirlo.
Crear una política de asistencia de los trabajadores
Averiguar cómo hacer un seguimiento, documentar y solucionar el absentismo laboral en España puede resultar complicado y conlleva una gran variedad de escenarios diferentes.
¿Qué pasa si un empleado llega 45 minutos tarde, pero aún así se presenta? ¿Y si tiene un hijo enfermo u otra emergencia? ¿Y si no se presenta a trabajar? ¿Entonces qué ocurre? El primer paso para saber cómo gestionar el absentismo laboral es crear una política oficial de asistencia.
No importan el número de trabajadores de la empresa o si no tiene un departamento de RRHH, una política de asistencia deja claras las expectativas de comportamiento en el trabajo y las medidas disciplinarias para todos los miembros del equipo.
Tómate un tiempo para elaborar una que sea justa para ti y para tus trabajadores. Ten en cuenta los diferentes problemas de asistencia, como las ausencias programadas, las no programadas y los retrasos, y luego decide las medidas disciplinarias necesarias y los pasos a seguir para cada una de ellas. No tiene por qué ser complicado. Trata de crear una política que excluya la subjetividad y defina lo que implica cada tipo de ausencia en un lenguaje claro y sencillo.
No te limites a crearla, asegúrate de que todos la conozcan y sepan a qué atenerse. Insiste en la importancia como una responsabilidad compartida y de la que se espera su cumplimiento. Pide a los trabajadores que la firmen si quieren trabajar en tu empresa.
Aplícala de forma coherente
Un patrón de absentismo laboral se desarrolla con el tiempo y puede considerarse un comportamiento aceptado en determinados momentos. Para aprender a manejar el absentismo, hay que hacer cumplir la política de asistencia de forma coherente siempre.
Eso no significa que no puedas mostrar empatía o que no tengas margen de maniobra para las emergencias. Es más, incorpora esas situaciones a tu política de forma proactiva.
Enviar un mensaje informando del retraso, avisar a un compañero para que lo diga en la empresa o similar, permite solucionar la situación con antelación. Una ausencia puede dejar al equipo colgado. Ten un plan de acción diferente para ambas situaciones y aplícalo a todos los trabajadores, incluidos los supervisores y la dirección.
Lleva el control de las ausencias para controlar el absentismo laboral
Cuando se trata de gestionar la asistencia, es importante llevar un registro. La forma de controlar el absentismo laboral depende de lo que sea más conveniente para la empresa.
Cada vez que alguien falte, anótalo. Sin una estrategia para documentar el absentismo puede ser difícil hacer un seguimiento de la asistencia de los trabajadores y ver cuándo las ausencias puntuales empiezan a convertirse en un patrón.
Descubre la causa subyacente
Como hemos dicho antes, hay razones legales válidas para las ausencias prolongadas de los empleados, como una enfermedad puntual o algún problema inesperado. Pero hay que decidir dónde se pone el límite.
Si identificas un patrón, analízalo y pregunta por él a la persona que tiende a faltar al trabajo, y, claro, aporta tu registro de asistencia para justificarlo.
Si hay razones válidas para una ausencia excesiva y su rendimiento es sólido, tal vez es el momento de buscar una solución junto al trabajador.
A lo mejor es buena idea elaborar un plan de mejora del rendimiento, actualizar los formularios de disponibilidad y ajustar los horarios cuando sea necesario.
La clave es no dejar que las cosas vayan demasiado lejos. Es de esperar que la política de asistencia de los trabajadores señale y corrija los problemas de asistencia. Mantener una línea de comunicación abierta con tus empleados también puede ayudarles a sentirse cómodos hablando de cualquier problema con sus horarios de trabajo que pueda conducir a ausencias.
No hay una solución rápida para gestionar el absentismo laboral. Lo más probable es que sigas recibiendo llamadas por una «intoxicación» sorpresa o por la siempre conveniente gripe de los viernes. Pero si aplicas una política justa de asistencia, documentas y haces un seguimiento de los patrones de asistencia, verás cómo se reduce.
Es posible que no puedas resolver todos los casos de asistencia pero podrás establecer nuevas expectativas para tu equipo y disponer de una estrategia para el absentismo en el futuro.
